Bouwen aan een toekomstbestendig digitaal platform voor een nationale inzamelingsactie
Toen Stichting Kinderpostzegels hun processen wilde digitaliseren, hadden ze een betrouwbare tech partner nodig om hun jaarlijkse verkooppiek in goede banen te leiden. Elke herfst gaan schoolkinderen in heel Nederland van deur tot deur om limited edition Kinderpostzegels te verkopen en donaties in te zamelen. In die week verwerkt de Kinderpostzegels site bijna 650.000 bestellingen (op de piek bijna 14 orders per seconde) - met een beetje hulp van Shopify en Domaine Europe
Van papier naar digitaal
Om de verschuiving naar digitaal mogelijk te maken, heeft Kinderpostzegels de afgelopen jaren hard gewerkt om het proces te stroomlijnen en te automatiseren. In 2022 vroegen ze Domaine Europe om hun bestaande Shopify webshop te upgraden naar Shopify Plus, en het zo te herbouwen dat bezoekers met een paar klikken een bestelling kunnen plaatsen of een donatie kunnen doen. Dat betekende ook een kleiner assortiment. Eva legt uit: “We zien een grote verschuiving van fysieke producten naar donaties: drie jaar geleden waren donaties nog 11% van de omzet, en in 2023 al 40%. Daarom bieden we nu drie donatie-producten aan naast onze tastbare producten.”
Een eenvoudig ontwerp voor grootschalige fondsenwerving
Daarnaast ontwikkelde Domaine Europe ook de gepersonaliseerde QR codes die elke postzegel-verkoper nu krijgt, en de donatie-checkbox in de checkout. Met de QR code worden individuele verkoopcijfers getraceerd en kunnen topverkopers beloond worden voor hun inspanningen. De donatie-checkbox geeft klanten de optie om het totaalbedrag van hun bestelling naar boven af te ronden, en het teveel te doneren.
Kinderpostzegels vroeg Domaine Europe ook een aantal custom integraties te bouwen: eentje om bestellingen automatisch door te sturen naar hun fulfilment partner, en eentje om de data van de gedigitaliseerde papieren bestelformulieren te importeren in Shopify - om zo een ‘single source of truth’ te creëren. Eva: “Elk jaar doen er zo’n 120.000 kinderen mee, en ze krijgen naast een QR code ook een setje papieren bestelformulieren mee. De ingevulde formulieren worden verzameld door hun leraren en naar ons gestuurd. Om ze goed te kunnen verwerken voeren wij de data van de formulieren in in de Shopify database, samen met de digitale bestellingen.” Van daaruit ontvangen klanten vervolgens betaalverzoeken, worden bestellingen afgehandeld en bezorgd, en hebben klantenservice medewerkers toegang tot klantdata.
Zo bereid je een sales piek voor: een dag in de control room
De eerste dag van een nieuwe Kinderpostzegelactie is altijd een groot evenement voor Kinderpostzegels. De coördinators verzamelen zich in een control room die speciaal voor de gelegenheid is opgezet, de klantenservice is op volle sterkte, en er staan technische specialisten stand-by om alles in goede banen te leiden. Sofie Vriends, Directeur bij Kinderpostzegels, beschrijft de sfeer als “heel indrukwekkend. Er staat een groot dashboard in de kamer waarop je de hele tijd in real time kunt zien welke kinderen waar aan het verkopen zijn en hoeveel, en je voelt de adrenaline.”
In 2022, toen Domaine Europe's nieuwe Shopify store voor het eerst gebruikt werd, was Dominick er ook bij - om te helpen bij eventuele technische hobbels en om te checken of alles werkte zoals het moest. De enige zwakke schakel in het geheel bleek de externe Payment Service Provider te zijn die Kinderpostzegels gebruikte. Jeroen, de Project Manager van Kinderpostzegels bij Domaine Europe, vertelt: “De PSP gooide een security lock op de store, omdat er ineens duizenden betalingen tegelijk binnen kwamen. Dominick heeft toen een switch naar Shopify Payments geregeld en de store weer op gang geholpen, maar de site kon anderhalf uur lang geen betalingen verwerken.” Gelukkig hadden de verkopende kinderen in die tijd de papieren bestelformulieren om op terug te vallen, maar het was te zien in de statistieken voor dat jaar: slechts 35% van de omzet kwam binnen via de webshop, en 65% via papieren formulieren.
In 2023 schakelde Kinderpostzegels meteen over naar Shopify Payments toen het probleem zich herhaalde, wat zorgde voor een veelbelovende 40-60 verdeling tussen papier en digitaal. In hetzelfde jaar werkten we samen met Kinderpostzegels om hun verouderde ERP te vervangen door een flexibeler tech stack: een enorme operatie die op tijd voor de 2023 actie afgerond moest worden. Eva: “Dat ging heel goed! De piek in traffic was geen probleem, Shopify schaalt gewoon mee op de achtergrond, we hoeven zelf niets te managen. Heel prettig.”
Bouwen aan een toekomstbestendig digitaal platform voor een nationale inzamelingsactie
Door de Shopify-store van Kinderpostzegels opnieuw op te bouwen, heeft Domaine een eeuwenoude inzamelingsactie getransformeerd naar een moderne e-commerce-ervaring die piekdrukte moeiteloos aankan. Dankzij de schaalbaarheid van Shopify tijdens drukke momenten kan het team van Kinderpostzegels zich volledig richten op de campagne zelf, in plaats van op de infrastructuur.
Het resultaat is een robuust platform dat in één campagneweek honderdduizenden transacties verwerkt, terwijl de ervaring voor supporters snel en betrouwbaar blijft.
* 600.000 orders verwerkt tijdens de campagneweek
* Tot 14 orders per seconde tijdens piekverkeer
* €3,5 miljoen verwerkt in één dag
